Project Overhead

Mengapa Project Overhead Selalu Menjadi Sumber Konflik Dalam Proyek

Pada hari pertama sebuah proyek dimulai, hampir tidak ada yang dapat dilihat oleh owner selain beberapa orang yang berjalan di lokasi, meja kerja sementara, kendaraan operasional, dan sejumlah dokumen yang mulai diproduksi. Tidak ada kolom yang berdiri. Tidak ada dinding yang terpasang. Tidak ada lantai yang dicor. Namun, uang sudah mulai keluar.

Bagi sebagian owner, situasi ini terlihat seperti paradoks. Mereka membeli bangunan, tetapi yang pertama kali dibayar justru organisasi yang akan membangun bangunan tersebut. Dari sinilah project overhead menjadi salah satu istilah paling kontroversial dalam industri konstruksi, manufaktur, EPC, maupun pengembangan properti.

Konflik mengenai project overhead bukan terjadi karena angka. Konflik terjadi karena persepsi. Owner sering melihat overhead sebagai biaya tidak produktif. Kontraktor melihatnya sebagai biaya bertahan hidup organisasi proyek. Investor melihatnya sebagai indikator efisiensi. Auditor melihatnya sebagai area dengan potensi penyimpangan terbesar. Sementara project manager memahami satu realitas yang jauh lebih sederhana: tanpa overhead, proyek tidak memiliki sistem untuk menjalankan dirinya sendiri.

Ironisnya, semakin besar nilai proyek, semakin besar kemungkinan overhead disalahpahami. Banyak proyek tidak mengalami kerugian karena kesalahan desain struktur atau kegagalan teknis. Proyek gagal karena organisasi proyek kehilangan kemampuan untuk membiayai operasi internalnya sendiri sebelum pekerjaan selesai.

Pertanyaan yang layak diajukan bukanlah berapa persen project overhead yang ideal.

Pertanyaan yang jauh lebih penting adalah:

Siapa yang sebenarnya membayar project overhead, siapa yang mengendalikan overhead, dan siapa yang akan menanggung kerugian ketika project overhead dihitung secara keliru?

Bagaimana Project Overhead Lahir Dalam Siklus Proyek

Project overhead tidak muncul ketika pekerjaan fisik dimulai. Project overhead lahir sejak organisasi proyek mulai dibentuk. Pada tahap tender, biaya overhead mulai terbentuk melalui aktivitas estimasi, survey lapangan, koordinasi teknis, legal review, dan administrasi tender. Ketika kontrak ditandatangani, overhead berkembang menjadi organisasi operasional yang harus bekerja setiap hari hingga proyek selesai.

Project overhead muncul karena proyek memerlukan:

• Organisasi pelaksana.
• Sistem pengambilan keputusan.
• Sistem pengendalian biaya.
• Sistem pengawasan teknis.
• Sistem keselamatan kerja.
• Sistem administrasi.
• Sistem dokumentasi.
• Sistem logistik.
• Sistem komunikasi.
• Sistem pelaporan.

Semakin besar kompleksitas proyek, semakin besar pula organisasi yang harus dipelihara. Dan semakin besar organisasi tersebut, semakin besar pula project overhead yang diperlukan. Inilah alasan mengapa proyek rumah tinggal, gedung bertingkat, rumah sakit, pabrik, pelabuhan, dan fasilitas industri memiliki struktur project overhead yang sangat berbeda.

Komponen Yang Membentuk Project Overhead

Salah satu kesalahan paling umum dalam industri konstruksi adalah memperlakukan overhead sebagai satu angka tunggal. Dalam praktik profesional, overhead merupakan gabungan dari puluhan komponen biaya operasional yang membentuk organisasi proyek.

Overhead Personel

Overhead Fasilitas

Overhead Operasional

Overhead Pengendalian

Overhead Korporasi

Ketika seseorang meminta pengurangan overhead, pertanyaan profesional yang seharusnya muncul adalah:

Fungsi organisasi mana yang bersedia dihilangkan?

Karena setiap rupiah overhead selalu memiliki tugas operasional tertentu.

Siapa Yang Mengendalikan Project Overhead

Secara administratif, project overhead dikelola oleh kontraktor.

Namun dalam realitas proyek, project overhead merupakan hasil keputusan kolektif seluruh ekosistem proyek.

Owner

Owner menentukan:

• target biaya,
• target kualitas,
• target waktu,
• tingkat kompleksitas proyek.

Konsultan

Konsultan menentukan:

• standar dokumentasi,
• standar mutu,
• standar pengawasan,
• tingkat kompleksitas administrasi.

Kontraktor

Kontraktor menentukan:

• struktur organisasi,
• strategi pelaksanaan,
• efisiensi operasional,
• pengelolaan risiko.

Investor

Investor menentukan:

• target keuntungan,
• toleransi risiko,
• strategi pembiayaan.

Regulator

Regulator menentukan:

• kewajiban hukum,
• standar keselamatan,
• persyaratan kepatuhan.

Project overhead bukan sekadar biaya. Project overhead merupakan hasil negosiasi antara kebutuhan operasional, kepentingan bisnis, dan tingkat risiko proyek.

Analisis Project Overhead Dari Berbagai Sudut Pandang

Di dalam ruang rapat proyek, hampir tidak pernah terjadi perdebatan mengenai keberadaan struktur beton, kebutuhan baja tulangan, atau jumlah bata yang dipasang. Semua pihak memahami bahwa material tersebut memang harus ada. Namun ketika pembahasan memasuki biaya organisasi, diskusi sering berubah menjadi negosiasi psikologis, politik proyek, dan pertarungan persepsi.

Masalahnya bukan karena organisasi proyek terlalu mahal. Masalahnya adalah organisasi proyek tidak dapat dilihat secara fisik setelah proyek selesai. Tidak ada owner yang dapat berdiri di depan gedung dan berkata, “Ini adalah hasil dari koordinasi harian, pengendalian risiko, dan ribuan keputusan administratif.” Yang terlihat hanyalah bangunan. Yang tidak terlihat adalah organisasi yang mempertahankan bangunan tersebut agar dapat selesai dibangun.

Perspektif Owner

Bagi owner, setiap rupiah yang dikeluarkan harus menghasilkan nilai yang dapat diukur. Perspektif ini sepenuhnya rasional karena owner adalah pihak yang menanggung risiko investasi terbesar.

Masalah mulai muncul ketika owner menganggap seluruh biaya harus menghasilkan output fisik. Dalam logika tersebut, biaya untuk engineer, administrasi, quality control, safety officer, rapat koordinasi, atau sistem dokumentasi sering dipersepsikan sebagai biaya pendukung yang dapat ditekan. Padahal dalam realitas proyek, sebagian besar kegagalan tidak berasal dari kurangnya beton, baja, atau material. Kegagalan justru sering berasal dari kegagalan organisasi dalam mengambil keputusan, mengendalikan risiko, dan menjaga koordinasi.

Dari perspektif owner, pertanyaan yang selalu muncul adalah:

“Apakah organisasi yang saya bayar benar-benar menghasilkan nilai?”

Pertanyaan tersebut bukan pertanyaan yang salah. Namun jawabannya hampir selalu lebih kompleks daripada sekadar membandingkan persentase biaya.

Perspektif Kontraktor

Bagi kontraktor, organisasi proyek bukanlah biaya tambahan. Organisasi proyek adalah alat produksi. Seorang project manager tidak menghasilkan beton. Site engineer tidak menghasilkan dinding. Safety officer tidak menghasilkan baja. Namun tanpa mereka, seluruh sistem produksi kehilangan kemampuan untuk mengendalikan dirinya sendiri.

Kontraktor memahami satu realitas yang jarang terlihat dari luar: proyek tidak gagal secara mendadak. Proyek gagal secara bertahap. Diawali dengan pengurangan personel, berkurangnya pengawasan, menurunnya koordinasi, meningkatnya pekerjaan ulang, terganggunya cash flow, dan akhirnya kehilangan kendali terhadap proyek secara keseluruhan. Karena itu, ketika kontraktor mempertahankan biaya organisasi, yang sedang dipertahankan sesungguhnya bukan pengeluaran. Yang dipertahankan adalah kemampuan proyek untuk tetap hidup.

Perspektif Investor

Investor melihat organisasi proyek dari sudut yang berbeda. Mereka tidak terlalu tertarik pada siapa yang bekerja, berapa banyak rapat dilakukan, atau berapa banyak laporan diproduksi.

Investor melihat satu indikator utama:

Apakah organisasi tersebut mampu mengubah modal menjadi hasil dengan tingkat risiko yang dapat diterima?

Bagi investor, organisasi yang terlalu kecil meningkatkan risiko kegagalan. Sebaliknya, organisasi yang terlalu besar menurunkan efisiensi investasi. Karena itu, investor cenderung melihat biaya organisasi sebagai indikator kualitas manajemen. Organisasi yang terlalu murah dapat dianggap berbahaya. Organisasi yang terlalu mahal dapat dianggap tidak efisien. Dalam perspektif investasi, biaya organisasi bukan sekadar pengeluaran. Biaya tersebut adalah premi untuk mengendalikan ketidakpastian.

Perspektif Auditor

Bagi auditor, area organisasi proyek merupakan salah satu wilayah dengan tingkat kompleksitas tertinggi. Bukan karena nilainya selalu besar, tetapi karena sebagian besar aktivitas organisasi sulit diukur menggunakan output fisik. Auditor tidak hanya memeriksa angka. Auditor memeriksa hubungan antara keputusan, aktivitas, dokumentasi, dan pertanggungjawaban. Pertanyaan auditor biasanya jauh lebih tidak nyaman dibandingkan pertanyaan teknis.

• Mengapa jumlah personel sebesar ini diperlukan?
• Mengapa durasi operasional bertambah?
• Mengapa biaya pengawasan meningkat?
• Siapa yang menyetujui perubahan?
• Apa dasar pengambilan keputusan tersebut?

Dalam perspektif audit, organisasi proyek bukan sekadar pusat biaya. Organisasi proyek adalah pusat risiko.

Perspektif Engineer

Engineer melihat organisasi proyek sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Setiap keputusan teknis memerlukan waktu, data, verifikasi, koordinasi, dokumentasi, dan pengawasan. Tidak ada keputusan engineering yang lahir secara spontan. Ketika organisasi proyek diperkecil secara berlebihan, engineer biasanya menjadi kelompok pertama yang merasakan dampaknya. Pengawasan berkurang. Verifikasi menurun. Koordinasi melambat. Dokumentasi tertunda. Risiko teknis meningkat.

Ironisnya, dampak dari pengurangan organisasi sering tidak langsung terlihat. Dampaknya baru muncul beberapa bulan kemudian dalam bentuk keterlambatan, pekerjaan ulang, klaim, konflik kontrak, dan kerugian operasional. Bagi engineer, biaya organisasi bukan pemborosan. Biaya tersebut adalah mekanisme pengendalian risiko.

Perspektif Masyarakat

Masyarakat hampir tidak pernah melihat organisasi proyek. Yang terlihat hanyalah proyek selesai atau proyek gagal.

Ketika proyek berhasil, keberhasilan tersebut sering dianggap sebagai hasil pekerjaan fisik semata. Ketika proyek gagal, masyarakat mulai mencari siapa yang harus disalahkan.

Padahal di balik setiap proyek terdapat organisasi yang setiap hari mengambil ratusan keputusan, menyelesaikan puluhan konflik, dan menanggung risiko yang tidak pernah terlihat oleh publik.

Inilah paradoks terbesar dalam industri proyek:

Semakin baik sebuah organisasi bekerja, semakin sedikit orang menyadari bahwa organisasi tersebut sebenarnya sedang bekerja.

Kesimpulan Perspektif

Tidak ada pihak yang sepenuhnya salah dalam memandang biaya organisasi proyek.

Owner ingin efisiensi.

Kontraktor ingin keberlangsungan operasi.

Investor ingin kepastian pengembalian modal.

Auditor ingin akuntabilitas.

Engineer ingin pengendalian risiko.

Masyarakat ingin hasil akhir.

Konflik muncul ketika setiap pihak percaya bahwa perspektifnya adalah satu-satunya realitas yang benar, padahal proyek merupakan kompromi terus-menerus antara biaya, risiko, organisasi, waktu, dan tanggung jawab.

Reality Check

Jika Anda percaya bahwa project overhead merupakan biaya yang dapat ditekan hingga mendekati nol, maka terdapat dua kemungkinan.

Kemungkinan pertama, Anda belum pernah menjalankan organisasi proyek.

Kemungkinan kedua, Anda pernah menjalankan organisasi proyek dan organisasi tersebut sedang menuju kegagalan operasional.

Karena dalam realitas lapangan, proyek tidak dibangun oleh beton, baja, dan material.

Proyek dibangun oleh organisasi yang harus mengambil keputusan setiap hari, mengelola konflik setiap jam, dan memikul risiko setiap saat.

Dan organisasi tidak pernah bekerja tanpa biaya.

Studi Kasus Kegagalan Project Overhead

Sebuah perusahaan kontraktor mengikuti tender proyek gedung dengan nilai kontrak Rp75 miliar.

Berdasarkan estimasi awal, kebutuhan overhead berada pada kisaran 11%.

Untuk memenangkan tender, perusahaan menurunkan overhead menjadi 5%.

Pada tiga bulan pertama, kondisi terlihat terkendali.

Memasuki bulan kelima:

• pembayaran termin mengalami keterlambatan,
• biaya operasional meningkat,
• personel berpengalaman mulai dikurangi,
• pengawasan mutu menurun,
• pengendalian lapangan melemah.

Pada bulan ketujuh:

• terjadi pekerjaan ulang,
• cash flow terganggu,
• vendor mulai menahan pengiriman material,
• produktivitas lapangan menurun.

Pada bulan kesepuluh:

• proyek mengalami keterlambatan,
• perusahaan mengalami kerugian,
• dana proyek lain digunakan untuk menopang operasional.

Investigasi internal menunjukkan bahwa penyebab utama kegagalan bukan desain, bukan material, dan bukan tenaga kerja.

Penyebab utamanya adalah project overhead yang tidak mampu menopang organisasi proyek.

Hubungan Project Overhead Dengan Istilah Proyek Lain

Project overhead memiliki hubungan langsung dengan berbagai terminologi proyek lainnya:

• Cash Flow
• Mark Up
• Profit
• Contingency
• Escalation
• Retensi
• Progress Payment
• Cost Control
• Value Engineering
• Risiko Proyek
• Site Management Cost
• General Condition Cost

Kesalahan memahami project overhead sering kali menghasilkan kesalahan berantai pada seluruh sistem pengendalian proyek.

FAQ

Apakah project overhead sama dengan profit?

Tidak. Project overhead adalah biaya operasional organisasi proyek, sedangkan profit merupakan keuntungan setelah seluruh biaya ditanggung.

Apakah project overhead dapat dihilangkan?

Tidak. Yang dapat dilakukan adalah mengoptimalkan efisiensi project overhead.

Mengapa proyek besar memiliki project overhead lebih tinggi?

Karena membutuhkan organisasi, pengendalian, dokumentasi, dan sistem operasional yang lebih kompleks.

Apakah project overhead termasuk biaya keamanan dan K3?

Ya. Dalam banyak proyek, biaya keamanan dan keselamatan kerja merupakan bagian penting dari project overhead.

Apakah project overhead yang terlalu rendah merupakan indikator efisiensi?

Tidak selalu. Dalam banyak kasus, project overhead yang terlalu rendah justru menjadi indikator risiko operasional.

Bagaimana kontraktor di Medan menghitung project overhead?

Sebagian besar menggunakan kombinasi historical cost, organisasi proyek, durasi pelaksanaan, tingkat kesulitan lapangan, dan faktor risiko regional.

Apakah project overhead proyek gedung di Medan sama dengan proyek industri?

Tidak. Kompleksitas organisasi, tingkat risiko, dan kebutuhan pengendalian pada proyek industri biasanya menghasilkan project overhead yang lebih besar.

Kesimpulan

Project overhead tidak dibayar untuk menghasilkan struktur, arsitektur, atau instalasi mekanikal.

Project overhead dibayar untuk mempertahankan keberadaan organisasi yang mengambil keputusan, mengendalikan risiko, menyelesaikan konflik, menjaga kualitas, mempertahankan keselamatan, dan memastikan proyek tetap hidup sampai pekerjaan terakhir selesai.

Ketika seseorang bertanya mengapa project overhead harus dibayar, sesungguhnya ia sedang menanyakan satu hal yang jauh lebih mendasar:

Berapa biaya yang harus dikeluarkan agar sebuah organisasi proyek tidak runtuh sebelum proyek tersebut selesai dibangun?

Sumber Luar

Regulation

• Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2017 tentang Jasa Konstruksi (JDIH BPK)
• Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 2021 tentang Perubahan atas PP 22/2020 Jasa Konstruksi
• SNI dan Standar Nasional Indonesia (BSN)

Publication

• Journal of Construction Engineering and Management (ASCE)
• Automation in Construction (Elsevier)
• Engineering, Construction and Architectural Management (Emerald)

Book

• Construction Project Management – K.K. Chitkara (Google Books)
• Construction Management JumpStart – Barbara J. Jackson (Google Books)
• Project Management for Construction – Chris Hendrickson (Open Text)

Additional Reference

• Project Management Institute (PMI)
• FIDIC – International Federation of Consulting Engineers
• Construction Industry Institute (CII)

Artikel yang sama :

Menghitung Luas Bangunan, Analisa Harga Satuan, Jenis Atap Rumah

Kembali Ke Halaman :

HOME  |  CONTACT  |  PROFIL  |  ARTIKEL TERKAIT  |  Hubungi Kami Via WA

VECTOR 41 Arsitek – Kota Medan –  Sumatera Utara – INDONESIA

IG . Behance . Pintrest
Jl,Abdulhakim, Setiabudi Landmark, 14 E
Kel.Tanjung sari, Kec.Medan Selayang, Kota Madya Medan
20132 – Medan
(061) 42081483
vector41inc@gmail.com